In questa guida vengono descritte le principali funzionalità di Documenti di Google, l’elaboratore di testi sul cloud del popolare motore di ricerca.

La barra degli strumenti

La barra degli strumenti include le funzionalità basilari più utilizzate, da sinistra a destra:

1. Annulla l’ultima azione
2. Ripristina l’ultima azione
3. Stampa
4. Controllo ortografico
5. Copia formato
6. Zoom
7. Stile paragrafo
8. Tipo di font (di default Arial 11pt)
9. Dimensione font
10. Stili: Grassetto, Corsivo e Sottolineato
11. Colore testo ed evidenziatore
12. inserire link
13. inserire commento
14. inserire immagine
15. Allineamento: sinistra (default), centrato, destra e giustificato
16. Interlinea
17. Elenchi di controllo, puntato e numerato
18. Allineamento (riduci e aumenta)
19. Cancella formattazione
20. Modalità modifica
21. Nascondi la barra dei menu

Inserire l’intestazione

Andare su Inserisci -> Intestazione e piè di pagina -> Intestazione

Le opzioni disponibili per questa funzione sono: prima pagina diversa, formato dell’intestazione e numero di pagina.

Applicare gli stili paragrafo

Andare su Formato -> Stili paragrafo e scegliere tra:
Testo normale, Titolo, Sottotitolo, Intestazione da 1 a 6.

Dalle opzioni è possibile ripristinare lo stile predefinito nonché crearne uno nuovo.

Inserire la numerazione

Andare su Inserisci -> Numeri di pagina e scegliere uno dei quattro layout disponibili.

Facendo clic su Altre opzioni si può definire la posizione, tra intestazione e piè di pagina, mostrare sulla prima pagina e l’inizializzazione.

Inserire le piè di pagina

Andare su Inserisci -> Intestazione e piè di pagina -> Piè di pagina

Le opzioni disponibili per questa funzionalità sono le stesse dell’intestazione, nello specifico: prima pagina diversa, formato dell’intestazione e numero di pagina.

Aggiungere bordi e ombreggiatura

Andare su Formato -> Stili e Paragrafo -> Bordi e ombreggiatura

E’ possibile inserire un bordo (superiore, inferiore, sinistro o destro), definirne lo spessore, il tratteggio, il colore del bordo e dello sfondo nonché la spaziatura interna paragrafo.

Creare rapidamente gli elenchi

Per generare velocemente un elenco puntato è sufficiente digitare il trattino oppure l’asterisco seguito dallo spazio.
Analogamente per generare un elenco numerato digitare le seguenti combinazioni:
1)
a.
A.
a)
A.
I.

Applicando il rientro (tasto TAB) si può realizzare un elenco nidificato.

Inserire una check-list

Una check-list è una lista delle cose da fare o da valutare, dove, al lettore sarà consentito di spuntare la casella.

Andare su Formato -> Elenchi puntati e numerati -> elenco di controllo.

Interlinea e spaziatura paragrafo

Andare su Formato -> Interlinea e spaziatura paragrafo e scegliere un valore diverso da quello predefinito 1,15.

Conversione maiuscolo-minuscolo

Selezionare il testo da modificare poi andare su Formato -> Testo -> Maiuscole e scegliere tra: minuscolo, maiuscolo, iniziale Maiuscola.

Copia formattazione

Selezionare il testo dal quale copiare la formattazione e fare clic, dapprima, sulla quinta icona, da sinistra, rappresentata da un rullo; poi, sul testo dove applicare la nuova formattazione.

Cancella formattazione

Selezionare il testo dal quale rimuovere la formattazione, poi andare su Formato -> Cancella formattazione.

Inserire immagini

Andare su Inserisci -> Immagine e scegliere da dove farlo tra: carica dal computer, cerca nel web, drive, foto, tramite URL e fotocamera.

Inserire tabella

Andare su Inserisci -> Tabella e definire il numero di righe e colonne.

Inserire separatore

Andare su Inserisci -> Linea orizzontale.

Inserire le equazioni

Andare su Inserisci -> Equazione.

Inserire filigrana

Tra le ultime novità introdotte vi è la possibilità di aggiungere una filigrana, un’immagine di sfondo al documento.

Andare su Inserisci -> Filigrana e decidere da dove prelevare l’immagine a scelta tra: Google Drive, Foto, Google Ricerca immagini, Tramite URL, Fotocamera o carica.

Si può definire la scala e se applicare la dissolvenza.

Inserire Disegno

Andare su Inserisci -> Disegno.
Scegliere se crearne uno nuovo o importarlo dal Drive.
Si aprirà una nuova finestra dove poter creare la propria opera. Per inserirlo clic su Salva e chiudi.

Inserire Grafico

Andare su Inserisci – Grafico.
Scegliere tra i modelli predefiniti da modificare in loco oppure importarlo da Fogli di Google.

Inserire link

Andare su Inserisci -> Link digitare il titolo e l’URL.

Inserire Interruzione di pagina

Andare su Inserisci -> Interruzione -> Interruzione di pagina.

Inserire sommario

Prima di inserire il sommario è necessario creare le intestazioni dei vari paragrafi (vedere la sezione “Applicare gli stili paragrafo”).

Andare su Inserisci -> Sommario scegliere tra i modelli: con numeri di pagina o con link blu.

Controllo ortografico

Andare su Strumenti -> Ortografia e grammatica -> Controllo ortografico e grammaticale.

Dividere il testo in colonne

Andare su Strumenti -> Colonne. Le opzioni predefinite sono su due o tre colonne ma facendo clic su altre opzioni è possibile aumentare questo valore, specificare la spaziatura in centimetri e aggiungere una linea tra colonne.

Visualizzare il conteggio delle battute

Andare su Strumenti -> Conteggio parole e spuntare la voce “Visualizza conteggio parole durante la digitazione”.
Vengono mostrati il numero di pagine, parole, caratteri e caratteri senza spazi.

I caratteri sono le batture.

Modificare orientamento

Andare su Formato -> Orientamento pagina. Il valore di default è verticale.
L’operazione può essere eseguita anche solamente su contenuti selezionati.

Mappa dei caratteri

Andare su Inserisci -> Caratteri speciali.

Tasti di scelta rapida

Alcuni dei tasti di scelta rapida più utilizzati sono:

• CTRL+C: Copia
• CTRL+V: Incolla
• CTRL+X: Taglia
• CTRL+Z: Annulla l’ultima azione
• CTRL+Y: Ripristina l’ultima azione
• CTRL+A: Seleziona tutto
• CTRL+B: Attiva il grassetto
• CTRL+I: Attiva il corsivo
• CTRL+U: Attiva il sottolineato
• Alt+0200: Inserisce il carattere È

Dettare il testo

Per avere migliori risultati è preferibile usare un microfono esterno piuttosto che il microfono a presa diretta della webcam.

Andare su Strumenti -> Digitazione vocale.

Scaricare il documento

Il documento può essere scaricato sul proprio dispositivo in vari formati.
Andare su File -> Scarica.
I formati disponibili sono: Word, OpenDocument, RTF, PDF, TXT, pagina web ed ePUB.

Il documento può essere inviato anche via e-mail, andando su File -> Invia via email.

Creare una copia di backup

Oltre che scaricare sul proprio device e inviare via email una copia è possibile generare un duplicato di backup, che sarà salvato su Google Drive, andando su File -> Crea una copia.

Aggiungere collaboratori

Andare su File -> Condividi e aggiungere gli indirizzi email dei collaboratori. Inoltre, è possibile specificare anche il ruolo tra editor, commentatore e visualizzatore.

Ripristinare una versione precedente

Differentemente da un programma locale un app cloud consente di ripristinare versioni precedenti fino a raggiungere il momento in cui è stato aperto il documento.

Andare su File -> Cronologia versioni -> Vedi la cronologia delle versioni.

Conclusioni

Lavorare sul cloud ha diversi vantaggi quali:

1. Avere il documento sempre con sé, basta un device connesso a internet e l’accesso all’account.
2. Possibilità di visualizzare, ed eventualmente, ripristinare versioni precedenti, facendo preventivamente una copia di backup.
3. Creare un lavoro cooperativo.