Un database per essere davvero efficiente è composto da più tabelle che comunicano tra di loro. Nel tipico esempio della biblioteca risulta particolarmente utile avere più tabelle, una con tutte le schede dei libri, un’altra per gli autori, gli editori, i generi e, ovviamente nel caso di una biblioteca pubblica, non si potrà fare a meno di una tabella per i prestiti, le restituzioni e i tesserati.

Creare il Database

La prima operazione da fare usando Access consiste nel creare il database. All’apertura del programma fare clic su Crea Database Vuoto.

Creare le Tabelle

Affinché il database funzioni in modo corretto ogni tabella deve avere un campo univoco, detta chiave primaria, che autogenera un nuovo valore per ogni record inserito dall’utente. Generalmente questo campo viene riconosciuto col prefisso “ID”.

Dal menu Visualizza -> Visualizza Struttura è possibile per ogni campo definire il nome, il tipo di dati e tutta una serie di proprietà di cui le più importanti sono:

• Valore predefinito, se il campo deve avere un valore già definito dall’utente oppure viene inizialmente visualizzato vuoto.
• Valido se, è un’opzione che permette di fare un controllo sui dati inseriti dall’utente; pertanto è possibile nel caso di numeri evitare l’inserimento di un valore minore, maggiore o uguale ad un numero scelto dall’utente, ad esempio una data.
• Messaggio errore, opzione legata a “valido se” che mostra l’avviso inserito dall’utente in caso di informazione non corretta del relativo record.
• Richiesto, opzione che obbliga l’utente a inserire un valore; in caso contrario non sarà possibile proseguire con la compilazione del record.

Creare la Maschera

La maschera non è un elemento obbligatorio tuttavia è fortemente consigliato l’uso per un migliore inserimento dei dati. Da come deduce il nome si tratta di creare una scheda vuota con i campi estratti dalle tabelle precedentemente create dall’utente. Per facilitare il compito è possibile seguire la procedura guidata di creazione alle maschere presente nel menù Crea.

Relazioni tra Tabelle

Prima di relazionare le tabelle è necessario averle già create; nel caso dell’esempio della biblioteca, avremo, quindi, Autore, Editori, Generi ecc. ricordandosi per ogni tabella di creare un campo ID con chiave primaria, in modo da avere id_autore, id_editori, id_generi ecc.; mentre nella tabella principale “Schede” aver creato lo stesso campo – ma non con chiave primaria, giacché ogni tabella può contenere una sola chiave di questo tipo – bensì di ricerca guidata.

Ora, dal menu Strumenti Database fare clic su Relazioni Tabelle e trascinare le tabelle da relazionare nel riquadro centrale. E’ possibile creare una relazione uno-a-molti, che nel classico esempio della biblioteca è rappresentabile come un singolo autore al quale appartengono più titoli. Adesso non rimane altro da fare che trascinare l’id della rispettiva tabella sul rispettivo campo della tabella principale (scheda) e poi dal menù selezionare l’opzione “Applica integrità referenziale”.