Se avete la necessità di inviare lo stesso messaggio email a più contatti dovete fare particolarmente attenzione a non usare il campo del destinatario (A) ma il campo della copia carbone nascosta (CCN). Infatti è preferibile questa opzione in modo tale che nessuno degli indirizzi email contattati conosca gli altri destinatari. Una precauzione fondamentale sia per una questione di privacy ma anche da un punto di vista della sicurezza, prevenendo in questo mondo gli indirizzi email da eventuale spam o malware.

La funzione CCN è inclusa i tutti i servizi di gestione email, indipendentemente se utilizzati tramite un client oppure direttamente dal browser.

Per inviare un’email a più contatti nascondendo i loro indirizzi bisogna inserire nel campo CCN il loro indirizzo di posta elettronica, separandolo col simbolo del punto e virgola “;”. Non è necessario aggiungere alcuna email nel campo destinatario ma si possono direttamente compilare nel campo CCN.

Ricordiamo, inoltre, di non confondere il campo CCN con il campo CC in quanto quest’ultimo è sempre una copia carbone, però visibile e l’inserimento degli indirizzi in questo campo annullerebbe l’utilità di nascondere le email.

Nota: Usando l’opzione CCN anziché A oppure CC impedirà ai destinatari di usare la funzione “Rispondi a tutti”. La risposta potrà esser inviata solo al mittente originario escludendo tutti i partecipanti al messaggio.

Vademecum su come scrivere correttamente una email

Un messaggio di posta elettronica deve obbligatoriamente includere almeno un indirizzo email del destinatario, da inserire nel campo A, CC oppure CCN.

Seppur non obbligatorio ma fortemente consigliato l’inserimento di un oggetto. Un titolo conciso e chiaro che faccia comprendere il contenuto del messaggio.

Il terzo campo fondamentale di un’email è ovviamente il contenuto, il vero e proprio messaggio che può essere semplice, di solo testo, oppure formattato in HTML. Nel caso di formattazione del testo sarà possibile arricchirlo di vari stili (grassetto, corsivo, sottolineato) ma anche di elementi multimediali – ad esempio di un link.

Tra le opzioni più interessanti di un messaggio email ci sono: priorità, allegato e la copia carbone nascosta (quest’utlima già vista nel paragrafo precedente).

La priorità permette al mittente di visualizzare un’icona – in genere un punto esclamativo rosso – accanto al messaggio che faccia capire l’importanza e l’urgenza della comunicazione.

L’allegato è uno o più file/cartella compressa che può essere caricato al messaggio originario. E’ utile per inviare principalmente documenti di videoscrittura, PDF, fogli di calcolo e foto. Il mittente, generalmente, visualizzerà l’icona di un fermaglio accanto all’intestazione dell’email ricevuta.

Infine, concludiamo come abbiamo iniziato ricordando per l’ennesima volta come la copia carbone nascosta è fondamentale per nascondere gli indirizzi email ai destinatari.